1. Verantwortliche Stelle i.S.d. Datenschutzrechts
1.1. Verantwortlicher
KS Büromöbel GmbH
info@ks.bm.de
www.ks-bueromoebel.de
1.2. Gesetzlicher Vertreter
Michael Erbes, Oliver Gerheim, Herbert Pest
1.3. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
Logserv Verwaltungs- und Service GmbH
Wiesenstraße 5
64347 Griesheim
E-Mail: datenschutz@ks-bm.de
2. Angaben der Verarbeitungstätigkeit
2.1. Allgemeines
Wir erfassen und nutzen die persönlichen Daten unserer Kunden und Interessenten hauptsächlich im Rahmen der Vertragserfüllung. Dabei werden Daten von Kunden, Interessenten und Lieferanten verarbeitet. Zu den erfassten personenbezogenen Daten zählen unter anderem: Stammdaten wie Geschlecht, Name, Vorname, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Bankverbindungen Vertragsinformationen, einschließlich Kunden- und Angebots-/Auftragsnummern, Adressen für die Be- und Entladung, Abrechnungsdaten, sowie das Datum des Auftragseingangs und die geplanten Leistungstermine.
Zusätzlich dokumentieren wir die spezifischen Gegebenheiten an den Be- und Entladeorten, wozu auch Fotos von diesen Bedingungen oder von besonders zu verpackenden Gegenständen gehören können. Dazu zählen Informationen über Etagen, Tragewege und Parkmöglichkeiten. Ebenso werden Details zur Art und zum Umfang des Umzugsguts erfasst und gespeichert. Falls die Kosten für unsere Dienstleistungen von Dritten übernommen werden, speichern wir ebenfalls die entsprechenden Daten dieser Parteien, wie Namen, Adressen, Kontaktdaten und Bankverbindungen.
Bei internationalen Transporten erheben wir zusätzliche Daten und Dokumente, die für die Zollabwicklung und -verfahren notwendig sind. Diese Informationen müssen oft an Zoll- und andere Behörden weitergeleitet werden. Das betrifft auch zusätzliche Dokumente, die auf Anfrage der Behörden zur Vertragsabwicklung vorgelegt werden müssen. Je nach Zielort, Art der Waren und Verwendungszweck können die Anforderungen an die Dokumentation variieren.
2.2. Zwecke der Verarbeitungstätigkeit bei Möbeltransporten
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Sicherung der Vertragserfüllung (Art.6 1 lit. b DSGVO). Unverzichtbare Bestandteile des Frachtvertrages bzw. zur Erstellung des vorvertraglichen Angebotes sind z.B. Be- und Entladeadresse, sowie Namen und Kontaktmöglichkeiten. Für das Durchführen des Umzuges (bzw. der Ein- und Auslagerung) ist die Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten obligatorisch und zweckgebunden.
Wir sind von Ihnen selbst oder Ihrem Arbeitgeber beauftragt worden Ihre Möbel, Einrichtungsgegenstände und Kartons von der vereinbarten Beladeadresse(n) abzuholen und an die vereinbarte(n) Entladeadresse(n) zu liefern. Außerdem sind wir beauftragt, Sie vorab über die disponierten Termine zu informieren. Des Weiteren sollen wir eventuelle Beschädigungen an der Ware protokollieren, ggfs. auch mithilfe von Fotos und uns von Ihnen einen Arbeitsschein unterschreiben lassen.
Weitere betriebsinterne Verarbeitungszwecke können z.B. sein:
- gemäß Verpflichtungen im Rahmen gesetzlicher Anforderungen (z.B. Strafprozessordnung, Außenwirtschaftsgesetz),
- im Rahmen unserer Sicherheitsbelange (z.B. zwecks Aufdeckung von Straftaten),
- zwecks Erstellung von Statistiken
- zu Zwecken der Entgeltsicherung
- und zu Zwecken der Qualitätssicherung, Prozessoptimierung und Planungssicherheit.
2.3. Datenherkunft
Wir haben Ihre Daten von Ihnen selbst oder der Institution (z.B. Behörde, Arbeitgeber) die Ihren Umzug oder Ihre Einlagerung in Auftrag gibt bzw. das Angebot einfordert.
2.4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitungstätigkeiten
| Zwecke/berechtigte Interessen | Rechtsgrundlage | Empfänger* | Regelfristen* |
| Avisierung & Planung der des Umzuges / der Einlagerung | Art. 6 Abs. 1 Lit. b | Intern und Verkäufer oder Hersteller, oder Arbeitgeber im Einzelfall weitere Spediteure und Logistikunternehmen | 6 Jahre |
| Transport-begleitdokumente incl. Fotos von evtl. Schäden | Art. 6 Abs. 1 Lit. b | Intern und Verkäufer oder Hersteller oder Arbeitgeber | 6 Jahre |
| Fakturierungsdaten | Art. 6 Abs. 1 Lit. b | Rechnungsstellen innerhalb der Unternehmensgruppe (s. 2.6 Kategorien von Empfängern) | 10 Jahre |
| Interne Statistiken | Art. 6 Abs. 1 Lit. f | Intern | 6 Jahre |
| Entgeldsicherung | Art. 6 Abs. 1 Lit. f | Intern | 10 Jahre |
| Qualitätsicherung, Prozessoptimierung | Art. 6 Abs. 1 Lit. f | Intern | 10 Jahre |
| Gesetzliche Dokumentationspflichten | Art. 6 Abs. 1 Lit. c | Intern und Extern (Behörden) | 6 – 10 Jahre |
Empfänger*: Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Vertriebsmitarbeiter, Finanzbuchhaltung, Zentrale Sicherheit) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Ferner haben wir zwischen den einzelnen Betrieben unserer Unternehmensgruppe Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, um gleichartige Vorgänge einerseits zentral steuern zu können und andererseits im Vertretungsfall Aufgaben innerhalb der Unternehmensgruppe übernehmen zu können (z.B. Faktura). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister (z.B. Wirtschaftsprüfer). Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Auftraggeber erforderlich ist.
Regelfristen**: Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen, in ihren jeweils aktuell gültigen, zu verwendenden Fassungen. Daten, die nicht mehr der Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden nach Wegfall der Zweckbindung gelöscht. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres.
2.5. Kategorien von Daten
Siehe unter Punkt 1. Allgemeines
2.6. Kategorien von Empfängern
Wir werten Ihre Daten grundsätzlich nicht weiter aus und geben diese nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich oder vertraglich verpflichtet oder berechtigt. Zur Vertraglichen Verpflichtung setzen wir im Einzelfall weitere Logistikunternehmen oder Spediteure ein, die dann wiederum Ihre Daten zur vertraglichen Abwicklung verarbeiten.
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit kooperieren wir mit verschiedenen externen Partnern. Dabei kann es notwendig sein, personenbezogene Daten an diese Stellen weiterzugeben. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (zum Beispiel zur Weitergabe an Steuerbehörden), wenn ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt oder wenn eine andere rechtliche Grundlage die Datenweitergabe erlaubt. Bei der Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern übermitteln wir personenbezogene Daten unserer Kunden ausschließlich auf Grundlage eines gültigen Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Bei einer gemeinsamen Datenverarbeitung wird ein entsprechender Vertrag geschlossen. Im Rahmen unserer Unternehmensgruppe haben wir folgende Firmen in beide Richtungen per Auftragsverarbeitungsverträge verflochten:
- Logserv Verwaltungs- und Service GmbH, AG Darmstadt HRB 90975
- J.&G. Adrian GmbH, AG Wiesbaden HRB 4588
- Friedrich Friedrich Darmstädter Speditions- und Möbeltransportges.m.b.H., AG Darmstadt HRB 3584
- Günther Höhne Inh. Josef Grass Nachf. GmbH, AG Mainz HRB 1293
- KS Büromöbel GmbH, AG Darmstadt HRB 96748
2.7. Datentransfer in ein Drittland
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt, außer in den Fällen wo wir mit dem Versand in ein Drittland beauftragt sind (z.B. Übersee-Umzug).
2.8. Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden je nach Zweck der Verarbeitung unterschiedlich lange gespeichert. Diese haben wir unter Punkt 2.4 näher erläutert.
3. Ihre Rechte
Unter den angegebenen Kontaktdaten der KS Büromöbel GmbH können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte ausüben:
Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO )
Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DS-GVO)
Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
WIDERSPRUCHSRECHT nach ART. 21 DSGVO.
Sofern wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) verarbeiten und wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe gegen diese Verarbeitung ergeben, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen diese Verarbeitung. Der Widerspruch erfolgt formfrei an nachfolgende Adressen:
Friedrich Friedrich Darmstädter Speditions- und Möbeltransportgesellschaft mbH
Mail: Info@ks-bm.de
Website: www.friedrich-umzug.de
4. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für unser Unternehmen ist unter anderem zuständig:
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 2. Obergeschoss
65189 Wiesbaden
5. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die betroffene Person ist verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne die Daten kann die Dienstleistung nicht vorgenommen werden.
6. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling.
7. Aktueller Stand unserer Datenschutzinformationen
Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen. Sollten sich Änderungen der Verarbeitungszwecke ergeben, werden wir Sie direkt darüber informieren. Im Übrigen veröffentlichen wir Änderungen unserer Datenschutzinformationen unter www.friedrich-umzug.de/de/kontakt/datenschutz. Dort finden Sie jeweils die aktuelle Version. Sie können sich darüber hinaus auch gerne an uns wenden, wenn Sie ein ausgedrucktes Exemplar unserer Datenschutzinformationen per Post wünschen.
Weitere Informationen zu anderen Datenverarbeitungen
Wir verarbeiten als Unternehmen nicht nur personenbezogene Daten auf unserer Webseite, sondern auch in vielen anderen Prozessen. Um Ihnen als betroffener Person auch für diese Verarbeitungszwecke möglichst ausführliche Informationen geben zu können, haben wir Ihnen diese für die folgenden Verarbeitungstätigkeiten hier zusammengestellt und erfüllen damit die gesetzlichen Informationspflichten gem. Art. 13-14 DS-GVO: